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Formalités administratives diverses
Modalités de communication des documents administratifs et tarifs de reproduction et de transmission

Règles de communication de documents administratifs.

Toute personne a le droit de demander, sans distinction de nationalité ni justification d’un intérêt à agir, la communication d’un document administratif ne mettant personne en cause. Cette demande doit être formulée par écrit (courrier, télécopie, courriel), de manière claire et précise.

A cet effet, constitue un document administratif, un document détenu ou élaboré par une collectivité dans le cadre de ses missions de service public, quels que soient sa date, son lieu de conservation, sa forme et son support.

Le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés, et qui ne font pas l’objet d’une diffusion publique.

La commission d’accès aux documents administratifs précise dans différentes fiches disponibles par internet, les documents et informations communicables :

- L’étendue du droit d’accès. Le droit d’accès s’applique à tous les documents, quels qu’en soient la forme et le support, que produisent les autorités administratives, mais aussi aux documents qu’elles reçoivent des personnes privées.

- Fiches thématiques. La CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs) est régulièrement sollicitée pour établir des listes de documents communicables et non communicables. Il n’est pas possible d’établir de telles listes, car dans une grande majorité des cas le caractère communicable du document est déterminé par son contenu et par le contexte de la demande d’accès (qui le demande ? dans quelles circonstances ?). Cependant, pour répondre à un besoin d’information synthétique et pratique, les fiches thématiques donnent un aperçu rapide des documents demandés selon les secteurs de l’activité administrative et des réponses que peuvent apporter les autorités administratives détentrices

En vertu de l’article 4 de la loi susmentionnée, ce droit à communication s’exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
- Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas.
- Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique et si le volume du document le permet.
- Par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci aux frais du demandeur, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la préservation du document.

Les tarifs de reproduction de documents administratifs en matière d’urbanisme ou relatifs aux archives municipales ont été fixés par délibération du conseil municipal du 28 janvier 2013.

Dans le cas où le document est communicable et qu’il fait l’objet d’une demande de transmission sous format papier, des frais sont mis à la charge du demandeur comprenant, d’une part, les frais d’envoi (affranchissement postal), et d’autre part, les frais de reproduction (coût du support fourni au demandeur et coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document).

Ces frais de reproduction ont été fixés de la manière suivante par la délibération du 28 janvier 2013 précitée :
- 0,18 € la photocopie A4 noir et blanc.
- 0,22 € la photocopie A4 couleur.
- 0,30 € la photocopie A3 noir et blanc.
- 0,35 € la photocopie A3 couleur.
- 3,60 € le tirage d’un plan noir et blanc.
- 4,00 € le tirage d’un plan couleur.
- 2,75 € pour un cédérom.

Préalablement à l’envoi du ou des document(s) administratif(s) sollicité(s), un courrier doit en conséquence être adressé au demandeur afin de l’informer des modalités de transmission et le cas échéant du caractère payant de la communication :

- Envoi par courrier électronique : gratuit.
- Envoi par courrier postal : acquittement préalable par le demandeur du montant total des frais, y compris des frais d’envoi, par chèque.





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